随货同行单与票据管理：检查必看的三单

检查人员判断一笔购销是否真实，很少靠问话，靠的是对单子。随货同行单证明货动过，发票证明钱动过，入库验收单证明企业自己确认收过。三张单子上的品名、规格、批号、数量、日期、购销双方任何一处对不上，都要企业解释，解释不清就是问题。很多企业的单子单看都合格，放在一起就露馅，而且往往不是一张错，是一串错：改了一张，前后三张的日期都得跟着动。

随货同行单：跟着货走的那一张

随货同行单由供货方出具，随运输一起到达，至少要有供货者名称、购货者名称、产品名称、型号规格、注册证编号、批号或者序列号、数量、生产日期或者失效日期、发货日期，并加盖供货方印章或者有发货人签字。冷链品种还要附温度记录或者交接温度栏。它是收货环节唯一能证明“这批货确实是这家发的”的凭据。

常见问题有三个：一是供货方用自制的送货单，既无印章也无发货人，出了质量争议无从对证；二是单子后补，货到了两三天才传真过来，验收日期只能倒填；三是拆零发货时只写总数量，不写具体批号，收货方验收时无从核对。补一条硬规矩：单子不齐不卸货，卸了也先放待验区，不得上架。这条执行成本很低，却能让后续所有核对都有依据。

发票：品名要与器械名称对得上

发票上的货物名称经常被简化成“耗材”“配件”“器械一批”，与注册证上的产品名称对不上，税务与监管交叉比对时就成了疑点。规范做法是按注册证或者备案凭证上的产品名称开具，规格型号栏填写实际型号，备注栏可以写批号。金额与随货同行单、合同价的差异要有说明，比如折扣、运费、返利，别让三处数字各自成立却互不解释。开票信息最好由系统从商品档案带出，减少手工改动；确需换名称的，在备注注明对应注册证名称。发票滞后于收货是常态，但滞后超过一个月的要登记跟踪，别到年末集中补票。

• 货物名称按注册证名称开具，不用内部简称
• 规格型号栏写实际型号，不写“详见清单”
• 折扣、运费、返利在备注或者附表说明，别让金额悬空

入库验收单：企业自己签的那一张

这张单子是企业内部凭证，反映谁在什么时间、按什么标准、得出什么结论。要写验收日期、验收人、验收结论、不合格处置意见，冷链品种加运输温度查验结论。它的日期必须晚于或者等于到货日期，且早于或者等于入库上架日期，这个顺序错了，整条链路的时间逻辑就崩了。验收单还要写清贮存条件与货位：常温、阴凉还是冷藏，进哪个库区。冷链品种另附交接单，记录到货时间、运输温度、装箱状态，交接双方签字，后面查断链才有起点。验收单与入库单可以合并成一张，字段一个都不能少。

• 随货同行单缺章缺签字，一律不得收货
• 发票滞后超过一个月的，登记台账并跟踪
• 验收单不得由采购人员代签
• 拆零品种逐一登记批号，不得合并

三单交叉核对怎么做

核对顺序建议是先看数量能否闭合，再看批号是否三处一致，再看日期链条。数量对不上多半是拆零或者短少；批号对不上可能是串批发货；日期对不上通常是补单。三类问题的整改方向完全不同，别混在一起处理。遇到对不上的，先确认是不是同一笔业务，再确认是不是补单，多数疑问在这一步就能消掉。

特殊情形单独设规则：退货要有退货单与红字发票对应；赠品、试用装、样品同样要有随货单与验收记录，不能因为是免费的就不入账；以货换货要有双方确认的置换单。把这几类情形写进制度，检查时就不用临时找说法。

官方来源：做好后续品种实施医疗器械唯一标识工作的公告（见文末官方链接）